Dzisiaj faktura elektroniczna jest coraz częściej spotykanym dokumentem wymienianym nie tylko między firmami, ale również przekazywanym klientom.
Zgodnie z obowiązującą Ustawą o VAT, faktura elektroniczna to dokument elektroniczny, który posiada cechy faktury. W e-fakturze powinny znaleźć się te same dane, co w fakturze papierowej. Nie musi ona jednak zawierać podpisu elektronicznego.
Zastąpienie faktury w formie papierowej fakturą elektroniczną związane jest z wieloma zaletami. Jakie z nich są w stanie pozytywnie wpłynąć na działalność firmy?
Faktura elektroniczna pomaga oszczędzać czas i pieniądze
Firmy stosujące faktury elektroniczne są w stanie zaoszczędzić dużo czasu związanego z obsługą faktur.
Na uwagę zasługuje nie tylko szybkość przygotowania e-faktury z wykorzystaniem specjalnego oprogramowania, ale również skrócony jest czas poświęcony na jej przekazanie do kontrahenta lub klienta. Faktura może być przesłana e-mailem albo z wykorzystaniem specjalnych systemów wymiany danych jak EDI (Electronic Data Interchange) służących do elektronicznej wymiany danych, na przykład od firmy Edison.pl.
Wystawianie efaktur to również dobry wybór dla firm oszczędnych. Faktury elektronicznej nie trzeba drukować, więc nie trzeba zużywać na nią papieru i tonera lub tuszu w drukarce. To także oszczędność na kopertach, znaczkach oraz na kosztach archiwizacji, ponieważ faktury można przechowywać w archiwach elektronicznych.
Faktura elektroniczna jest ekologiczna
Kolejną dużą zaletą faktur elektronicznych jest ich ekologiczność. E-faktury są przyjazne dla środowiska naturalnego, ponieważ nie zużywają tak wielu zasobów jak zwykłe faktury papierowe.
W dzisiejszych czasach, gdy ekologia ma duże znaczenie, firma przechodząca na faktury elektroniczne zyska również w oczach swoich klientów, dla których ważna jest dbałość o środowisko.
Faktura elektroniczna jest szybka i prosta w przygotowaniu
Sporządzenie faktury elektronicznej nie jest również żadnym problemem, ponieważ dokumenty te można tworzyć z wykorzystaniem specjalnych programów do faktur. Oprogramowanie to dostępne jest zarówno w wersji desktop, czyli do instalacji na komputerach, jak również on-line, czyli w „chmurze”.
Wygenerowanie dokumentu jest bardzo łatwe i szybkie, ponieważ w programie można zapisywać dane kontrahentów i klientów, a także inne informacje. To znacznie przyspiesza cały proces przygotowania e-faktury.
Faktura elektroniczna to większe bezpieczeństwo
Warto również zaznaczyć, że korzystanie z faktur elektronicznych jest bezpieczniejsze. Dokumenty w formacie elektronicznym są lepiej chronione przed zgubieniem i zniszczeniem.
Najbezpieczniejszą metodą przechowywania e-faktur jest korzystanie z dysków zewnętrznych, czyli tak zwanej „chmury”. Przedsiębiorca może uzyskać wtedy dostęp do swojego archiwum faktur z dowolnego komputera – nie tylko tego znajdującego się w biurze firmy.
